Styrdokument och riktlinjer

Varför Friends samlar in och sparar personuppgifter. Friends registrerar sina kunders och givares personuppgifter för att på ett enkelt sätt kunna kommunicera genom olika kanaler samt för att kunna hålla en god och nära relation med varje givare och kund på ett sätt som de önskar. Friends sparar även ansökningshandlingar och andra direkta kontakter.

Friends kommunicerar med sina givare och kunder med direktutskick via sms, e-mail samt brev, beroende på vilka uppgiver vi har om varje givare. Vi kommunicerar även via vår hemsida och sociala medier, så som Facebook och Instagram. Uppgifterna kan också komma att användas för Friends marknadsföringsändamål, egen statistik samt för uppföljning och utveckling av verksamheten.

Friends behandlar dina personuppgifter t.ex. när du:

• Skänker en gåva (via t ex hemsida, Swish, SMS)
• Startar en insamling, testamenten, minnesgåvor och gratulationsgåvor
• Anmäler dig som prenumerant till vårt nyhetsbrev
• När Friends tar fram riktade marknadsaktiviteter för analys eller exkludering
• Ansökningar och andra direktkontakter
• Handlar i vår webbshop
• Beställer material
• Anmäler dig till event/seminarium
• Produktförsäljning vid event/seminarium
• Vid orosanmälan vid misstanke att ett barn far illa
• När du anmält dig till en av våra webkurser

Friends val att spara personuppgifter i ett givarregister utgår från övertygelsen att detta till största del ligger i varje enskild givares intresse. Friends uppdrag är att samla in pengar till vårt ändamål att jobba mot mobbning, för att kunna göra detta krävs att de medel vi samlar in används på ett så ekonomiskt sätt som möjligt.

I och med att du lämnar uppgifter till Friends ger du din tillåtelse att Friends registrerar och lagrar uppgifter samt behandlar de angivna personuppgifterna för angivna ändamål. Som rättslig grund för behandling använder Friends uppfyllande av avtal, rättslig förpliktelse, berättigat intresse eller samtycke. Vid behandling av personuppgifter gällande barn behövs vårdnadshavares samtyckte. För närvarande gäller 13 år som åldersgräns i Sverige.

Behandlingen sker enligt gällande lagstiftning och innebär att personuppgifter inte bevaras under längre tid än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.

Friends sparar personuppgifter upp till 36 månader efter senaste gåva i enlighet med praxis inom branschen och branschorganisationen Giva Sverige. Detta p.g.a. att givarcyklerna kan vara så långa. Ansökningshandlingar kan sparas 12 månader efter avslutad rekrytering. När du beställer material rensas uppgifterna bort efter att hanteringen är klar. Om du anmäler dig till event/seminarium sparar Friends dina personuppgifter så länge eventet med uppföljning är aktuellt, såvida du inte aktivt anmäler dig att få fortsatt information från Friends.

Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på att du har lämnat ett samtycke till behandlingen, har du rätt att återkalla ditt samtycke. För att återkalla ditt samtycke följer du instruktionerna du fick när du lämnade ditt samtycke eller kontaktar Friends enligt nedan information.

Friends kommer inte sälja eller tillåta tredje part att använda de personuppgifter som samlats in.

Uppgifterna du lämnar i samband med en gåva kommer samköras med andra register (t ex SPAR) för att uppdatera adresser, få information om avlidna samt undvika att det förkommer dubbletter i vårt register.

Friends kan även komma att lämna ut personuppgifter till leverantörer som behandlar personuppgifter för Friends räkning, exempelvis IT-leverantörer, tryckerier, rekryteringsfirmor och eventuellt andra samarbetspartners. Det är alltid Friends som ansvarar för behandlingen.

Personuppgifter kan även komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att:

• tillmötesgå tillämplig lag, förordning, juridisk process eller begäran från verkställande myndighet
• tillvarata Friends rättsliga intressen
• upptäcka och förebygga bedrägeri, säkerhets- eller tekniska problem

Friends strävar alltid efter att lagra personuppgifter inom EU/EES: men personuppgifter kan komma att överföras till och behandlas i land utanför EU/EES av leverantör och underleverantör genom exempelvis en molntjänst.

Nedan personuppgifter är den information som Friends kan samla in när du t ex lämnar en gåva eller i annat fall är i kontakt med oss. Vi kan även komplettera de uppgifter vi har om dig med t ex personnummer, telefonnummer och postadress, beroende på vad vi har från början. E-postadress och bankuppgifter är något som du själv lämnar och går ej att köpa.

Friends kan även få tillgång till adresser från leverantörer men för att Friends ska kunna få tillgång till adresser behöver leverantören ha klargjort i sin Integritetspolicy att de kan ge Friends tillgång till adresserna.

Vid försäljning av produkter under t ex ett event sparas dina uppgifter och hanteras som en gåva.

I övrigt kan vi köpa in adresser för prospektering från erkända adressleverantörer så som SPAR, UC och Bisnode. Då följer vi de användarvillkor som reglerar köpta personadresser.

• För- och efternamn
• Postadress
• Personnummer
• Telefonnummer
• E-postadress
• Post- och bankgironummer
• Kontonummer
• Bokföringsdatum och belopp på skänkta gåvor
• Senast skänkta gåva
• Korrespondensnoteringar
• Ansökningshandlingar